祕書智慧體會接觸到你個人資料的核心——你的行事曆、你的郵件、你的收據。本實戰案例會在進入設計之前的最初訪談階段，逐項確定要交出多少權限。
只用兩樣工具
| 工具 | 職責 | 可以理解為 |
|---|
| 對話版 Claude（claude.ai） | 透過對話確定「要做什麼」。負責設計與規格 | 與建築師碰頭 |
| VS Code 裡的 Claude Code | 拿著定好的設計，實際建立檔案、寫程式 | 現場的施工方 |
基本流程
- 與對話版 Claude 交談 → 得到「要做什麼」的規格書
- 對話版 Claude 把規格書變成指令書（TASK.md）
- 把 TASK.md 交給 VS Code 裡的 Claude Code → 它真正把東西做出來
- 把結果回報給對話版 Claude → 拿到下一份指令書
- 重複步驟 1〜4 直到完成
盤點祕書工作（訪談的基礎）
「想要一位祕書」說起來容易，但真要說清楚交出哪些事，出乎意料地難。參照這個職位在現實中的工作範圍，以下作為訪談的基礎。
行程管理
- 新增、修改、取消行程（口頭說一句就能進行事曆）
- 偵測衝突，並留出考慮了通勤時間的實際餘裕
- 在固定時間朗讀當天行程——清晨、或前一天晚上
- 週期性行程，以及國定假日與休息日的處理
報帳
- 從收據與發票的照片中讀取日期、金額、付款對象、明細
- 歸入會計科目與稅務類別（前提是由人做最後確認）
- 按月彙總，並匯出成你要繳交的格式
- 未處理的收據積壓時提醒你
郵件
- 對收到的郵件分類（需要回覆／僅供知悉／無需處理）並排定優先順序
- 起草回覆（原則上由人決定是否傳送）
- 對固定格式的詢問套用範本
- 抓出漏回的郵件（標記出超過一定時間未回覆的討論串）
錄音會議紀錄
- 把錄音交給它，轉寫、重點、報告會作為一件連續的工作跑完——需要時翻譯成你想要的語言
- 不用新增任何一個 API 就能建起來。轉寫沿用在本機執行的 Whisper 模型，摘要與翻譯都由智慧體自身的 LLM 完成
- 遇到外語會議時，這一點特別有用：用某種語言進行的討論，會以另一種語言作為報告回到你手上，「再聽一遍、然後翻譯」的來回就消失了
整理會議筆記、起草各類申請表、篩選機票與住宿也可以一併涵蓋。出差安排不是必備功能——如果你的行業很少出差，一開始就可以不做。
為什麼要拆成多個智慧體而不是一個
一聽到「祕書智慧體」，人們往往會想像一個什麼都做的萬能體。本實戰案例建議按任務拆分。
因為每項任務需要的判斷標準不同
- 行程管理要的是「不把行事曆排太滿」的謹慎；郵件分類要的是「不漏掉重要內容」的廣度；報帳則把「金額絕不出錯」的嚴謹放在一切之上。把這些塞進同一個人格，標準就會隨著每次指令而搖擺
因為可以把權限範圍分開
- 郵件智慧體需要收件匣的讀取權限，報帳智慧體不需要。拆開之後，各自只拿到最低限度的權限。萬一出現誤動作，波及範圍也止步於那個智慧體自己的領域
因為出問題時更容易定位
- 報帳彙總看起來不對時，如果職責是分開的，你立刻知道該看哪裡。全部交給一個智慧體，追查是哪條指令產生了干擾會很花時間
大致標準：先從行程、報帳、郵件這三個開始，是最容易上手的組成。一開始就拆得太細只會增加管理成本，因此邊運作邊合併或再拆。
用語音下達指令，用語音接收回報
本實戰案例的核心，是讓祕書在你離開電腦的那些時間裡也持續工作。為此，你要把 Discord 變成一個雙向傳送語音的入口。
傳入（你 → 智慧體）
- 用 Discord 的語音訊息功能錄下的音訊，會由智慧體轉寫成文字，並當作指令來處理
- 轉寫在本機的 Whisper 模型上執行，因此音訊不會被傳往任何地方，也不產生 API 使用費。當音訊內容涉及行程、客戶名稱、金額時，正是應該採用這種架構的場合
傳出（智慧體 → 你）
- 回報以語音與文字兩種形式回來——在路上讓語音從耳邊流過，之後想確認什麼再去追文字
- 要選哪一種語音合成引擎，取決於語言，以及是否允許任何內容離開你這台機器。做法不是鎖定某一個引擎，而是實際聽過幾個之後再挑
- 判斷標準是它不能聽起來很機械。尤其金額與日期會直接影響你的工作，因此請務必用你實際會用到的格式來測試
整體排程（六個階段）
| 階段 | 內容 | 使用工具 | 產出 |
|---|
| Phase 0 | 需求訪談（你目前的行政瑣事、要交出什麼、權限到哪裡為止） | 對話版 Claude | 需求表 |
| Phase 1 | 決定智慧體組成（拆成幾個、各自的權限範圍、要串接哪些工具） | 對話版 Claude | 組成方案 |
| Phase 2 | 建置盒帶（SKILL.md/WORKFLOW.md 與專用 SPEC/soul.md 全部必需） | 對話版 Claude | SKILL.md、WORKFLOW.md、SPEC/soul.md |
| Phase 3 | 實作（反覆）與接上語音往返 | VS Code 裡的 Claude Code | 可執行的盒帶本體 |
| Phase 4 | 測試與驗證 | 兩者 | 已驗證的盒帶 |
| Phase 5 | 收尾與文件化 | 對話版 Claude | 成品＋使用指南 |
想交出的範圍因人而完全不同，因此沒有可以跳過訪談直接使用的現成 TASK.md。請務必從 Phase 0 的需求訪談開始。
立即開始：Phase 0 啟動提示詞
把下面這段提示詞原樣貼到「對話版 Claude」（claude.ai）的新對話裡，就能展開 Phase 0 的需求訪談。
我想建置一個接手日常行政瑣事（行程管理、報帳、郵件等）的
祕書智慧體。我是程式新手，希望由你（對話版 Claude）擔任
設計與規格方面的夥伴，實作交給 VS Code 裡的 Claude Code。
🔒
其餘內容需購買 T1 後於完整指南中查看。
（包含詳細的 Phase 0 訪談項目、權限邊界的設定方式、語音往返的設定，以及 Phase 1 之後的指令書範本等完整內容）
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免責聲明與重要注意事項
強烈建議在剛開始時把郵件的自動傳送關閉。先讓智慧體寫好草稿、由你自己按下傳送鍵——傳錯的郵件是收不回來的。報帳中的金額與稅務類別，最終同樣是申報者的責任：請把系統設計成由智慧體負責彙總與分類的前置準備，最後一步始終由人來確認。
完整建置指南
詳細的 Phase 0 訪談項目、權限邊界的設定方式、語音往返的設定，以及 Phase 1 之後的指令書範本——完整內容都刊載在 BALIA OS 指南網站上。
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